Plan rejestracji Convertere — samodzielne działanie bez Kuby

Dokument operacyjny dla pracownika rejestracji — zastępuje Kubę przy telefonie i w recepcji.

1. Zasada nadrzędna: rejestracja bez Kuby

Kuba uruchamia — rejestracja domyka. To najkrótsza zasada tej instrukcji.

Kuba ma profil visionary-growth (Gallup): Aktywator #1, Czar, Wizjoner. Jego silne strony to otwieranie drzwi, budowanie relacji partnerskich, przekonywanie ludzi. Jego słabe strony (Dyscyplina 31/34, Rozwaga 33/34, Zgodność 30/34) oznaczają, że procesy, procedury i codzienna obsługa telefonu go wyczerpują i odciągają od rzeczy, w których jest najlepszy.

Twoja praca jako rejestratora sprawia, że Kuba może robić to, co robi najlepiej: rozwijać Convertere, budować partnerstwa, przyciągać pacjentów.

Rejestracja to funkcja, nie osoba. Zasady działają lepiej niż pamięć. Ta instrukcja (wydrukowana, jedna kartka A4 przy telefonie) ma zastąpić konieczność pytania Kuby o każdą decyzję.

2. Oferta w pigułce — ściąga rejestratora

Turnus regeneracyjny = 6 dni z rzędu, poniedziałek–sobota. Wizyta codziennie. Cena: 1 560 zł (pakiet x6 realizowany w 1 tydzień).

Ceny jednostkowe (gdy klient pyta o pojedyncze zabiegi):

• Normobaria (komora normobaryczna): 160 zł / 90 min
• Inhalacja wodorem molekularnym H₂: 80 zł / 30 min
• PEMF (terapia pulsującym polem elektromagnetycznym): 80 zł / 20 min
• Sesja nocna: 800 zł (tylko dla klientów normobarii)

Adres i kontakt:

• Convertere, ul. Wyzwolenia 1, 44-240 Żory
• Telefon rejestracji: 660 987 499
• Godziny otwarcia: poniedziałek–sobota, 8:00–20:00
• Sesje o godzinach: 8:00\, 10:00, 12:00\, 14:00\, 16:00\, 18:00\ (\ — możliwe do ustalenia)

Dla kogo regeneracja?

• Pacjent po operacji ortopedycznej (artroskopia, endoproteza)
• Po urazie lub w trakcie rehabilitacji
• Sportowcy (regeneracja między treningami)
• Po leczeniu chirurgicznym
• Osoby zmęczone, potrzebujące intensywnej regeneracji

3. Skrypt rozmowy telefonicznej (nowy pacjent)

Cel rozmowy: umówić na pierwszą wizytę (albo sprzedać turnus od razu).

Krok 1. Powitanie (10 s)

Convertere Żory, dzień dobry, [twoje imię], słucham.

Krok 2. Rozpoznanie potrzeby (30–60 s)

W czym mogę pomóc? Czy dzwoni Pan/Pani po operacji, urazie, czy szuka Pan/Pani regeneracji?

Słuchaj uważnie. Nie przerywaj. Klient powie ci, czego potrzebuje — twoim zadaniem jest dopasować ofertę.

Krok 3. Dopasowanie (60 s)

Potwierdź, że oferta pasuje do sytuacji klienta, a następnie opisz wizytę:

U nas na 1 wizycie są 3 zabiegi: komora normobaryczna 90 minut, inhalacja wodorem 30 minut i PEMF 20 minut — wszystko jedno po drugim, do 2,5 godziny. Trzy terapie w jednej wizycie.

Krok 4. Propozycja (30 s)

Jeśli dzwoni po operacji lub urazie:

Najlepsze efekty daje turnus regeneracyjny: 6 dni z rzędu, od poniedziałku do soboty. Koszt 1 560 zł — wychodzi 260 zł za dzień zamiast 320 zł przy pojedynczych zabiegach. 18 zabiegów w tydzień.

Jeśli klient brzmi niepewnie:

Może zaczniemy od 1 wizyty próbnej? Zobaczy Pan/Pani jak działa, jak się Pan/Pani czuje po zabiegach.

Jeśli dzwoni w sprawie ogólnej regeneracji lub zmęczenia:

Mamy pakiet 6 wizyt za 1 560 zł — 18 zabiegów. Efekt regeneracji kumuluje się, najwięcej daje seria pod rząd.

Krok 5. Termin (30 s)

Mamy wolny [najbliższy poniedziałek] o [godzina]. Pasuje?

Zawsze podawaj konkretny termin. Unikaj "kiedy panu pasuje" — to przedłuża rozmowę.

Krok 6. Potwierdzenie (15 s)

Zapisz i potwierdź:

• Imię i nazwisko klienta
• Numer telefonu
• Datę i godzinę wizyty
• Informację o SMS-ie przypominającym

Krok 7. Zamknięcie

Czyli widzimy się [data] o [godzina]. Do zobaczenia!

Zasady do skryptu telefonicznego

• Nie przepraszaj za cenę. 1 560 zł za 18 zabiegów to 87 zł za jeden zabieg. To jest okazyjna cena.
• Jeśli pytają "a ile kosztuje" — podawaj od razu cenę pakietu, nie cenę jednostkową. "Wizyta to 3 zabiegi za 260 zł w pakiecie 6 wizyt."
• Jeśli pytają "czy to działa" — odpowiedz: "Po operacjach ortopedycznych pacjenci wracają do sprawności szybciej — to standard w sporcie."
• NIE udzielaj porad medycznych. Jeśli pytanie dotyczy leczenia, diagnozy, przeciwwskazań medycznych: "To już lekarz prowadzący oceni — ja rejestruję wizyty."

4. Skrypt rozmowy bezpośredniej (pacjent w lokalu)

Cel rozmowy: domknąć sprzedaż turnusu LUB umówić następną wizytę.

Krok 1. Powitanie (5 s)

Dzień dobry! Zapraszam. Ma Pan/Pani rezerwację, czy pierwszy raz?

Krok 2. Jeśli pierwszy raz

Przeprowadź kroki 2–5 ze skryptu telefonicznego. Różnica: robisz to na żywo, możesz pokazać lokal, komorę, odpowiedzieć na pytania. Wykorzystaj to.

Krok 3. Jeśli po 1 wizycie

Jak się Pan/Pani czuje po wizycie? Efekty najlepsze są po serii — mamy turnus 6-dniowy, może go Pan/Pani wykorzystać od poniedziałku. Różnica w cenie: pojedynczo 320 zł, w turnusie 260 zł za dzień. 18 zabiegów za 1 560 zł.

Krok 4. Upsell przy odbiorze (po zabiegu)

Czuje się Pan/Pani lepiej? Efekt regeneracji kumuluje się — najwięcej daje 6 wizyt pod rząd. Może zapiszemy Pana/Panią od poniedziałku?

Krok 5. Zamknięcie — rezerwacja kolejnego terminu (ZAWSZE)

Przed wyjściem pacjenta umów następną wizytę. Nawet jeśli nie sprzedałeś turnusu — kolejna wizyta to kolejna szansa. Nie puszczaj pacjenta bez termina w kalendarzu.

5. Cele dla każdej rozmowy (mierzalne)

Mierniki rejestracji (tygodniowe)

• Liczba odebranych telefonów vs umówione wizyty (konwersja telefoniczna)
• Liczba sprzedanych turnusów x6 / x12
• Liczba pacjentów wracających (retencja)
• Wartość sprzedaży rejestracja (zł/tydzień)

6. Checklisty operacyjne (rejestrator)

Poranna checklista

• [ ] Sprawdź rezerwacje na dziś (Basecamp / kalendarz)
• [ ] Przygotuj lokal (komora, PEMF, wodor)
• [ ] Wyślij SMS-y przypominające o jutrzejszych wizytach

Po każdej rozmowie telefonicznej

• [ ] Zapisz: imię, telefon, potrzeba, termin, czy sprzedany pakiet
• [ ] Wyślij SMS potwierdzający z adresem i godziną
• [ ] Wpisz do Basecamp todo (projekt Sprzedaż, lista AI) z wynikiem rozmowy

Po każdej wizycie

• [ ] Zapytaj o samopoczucie
• [ ] Umów kolejną wizytę LUB sprzedaj turnus
• [ ] Zapisz wynik w Basecamp

7. Co robić, gdy nie wiesz (escalation)

8. Ograniczenia

• Skrypty to minimum — pracownik może dodać swój styl, własne sformułowania, pod warunkiem że cel rozmowy pozostaje ten sam.
• Bez bazy danych klientów rejestracja nie zadziała — potrzebny prosty CRM. Na start: Basecamp (projekt Sprzedaż, lista AI) + SMS. Docelowo: dedykowane narzędzie.
• Kuba musi się wycofać z odbierania telefonu — inaczej pracownik się nie nauczy, a Kuba utknie w roli recepcjonisty. Zasada: jeśli Kuba odbierze, przekazuje rozmowę tobie. Jeśli nie ma cię w pobliżu — oddzwania i dopiero wtedy przekazuje.

9. Źródła

• Pliki: convertere.pl (cennik usług), profil Gallup Kuby (visionary-growth, Aktywator #1, Dyscyplina 31/34)
• Linki: r.10s.pl/struktura-basecamp-kuba-gallup/ (poprzedni raport — struktura zarządzania zadaniami i profilem Kuby)
• Lokalizacja: ul. Wyzwolenia 1, 44-240 Żory

Dokument operacyjny dla zespołu Convertere. Wersja 1.0, wrzesień 2026.